boardとfreeeを使いこなして販売と会計の管理を効率化しよう

企業の会計・経理担当のみなさん、おつかれさまです！
日頃こんなことでお困りではありませんか？

 

• 見積、受注、請求の管理がうまくいってない
• 今の会計ソフトが使いにくい
• 月次決算に時間がかかっている
• リアルタイムで売上の見通しを知りたい
• このままでは人を増やさないと業務が回らない

普段、私は会社の会計担当や人事担当や総務的なことまで兼務しているので、いろんな作業の時短に必要性に迫られてきました。前職から通算すると15年以上会計に携わっている私ですが、かつて在籍していた別の会社では、伝票をめくってパソコンに打ち込む仕事もするなど、大変な思いをしたこともありました。
しかし、最近ではビジネスでよく使われるようになったクラウドサービスを活用した結果、このような恩恵を受けました。

 

• 請求漏れがなくなった
• 月次決算が早くなった
• リアルタイムで売上の見通しがわかるようになり資金繰りも考えやすくなった
• 会計を担当する人を増やさずに業務量を減らすことができた

ここでは、当社で活用しているクラウドサービス「board」と、会計「freee」を活用した弊社の事例を紹介したいと思います。

boardについて

https://the-board.jp/

簡単に言うと、見積～受注～請求を管理できるクラウドサービスです。
似たようなサービスは山ほどありますが、他社サービスとの違いが2つあります。

一つ目は、分析機能で売上の見通しが立てやすいことです。（下図参照）

受注の確度ごとに、いつどのくらい売上を見込んでいるのかが、一目でわかります。
「確定だと目標達成できてないけど見込（中）を含めればなんとか達成できそう・・」などといった会話ができそうです。

他社サービスとの違い二つ目は、発注（外注や仕入など）の管理もでき、案件ごとに粗利を把握できるということです。粗利が確認できるということは、おおよその営業利益なども見込みが立ちます。ざっくり今儲かっているのかいないのかの予想がつきます。

また、基本の請求書管理の機能が充実しており、月並みですが、とても使いやすいです。
文章で書いてもわかりにくいので、boardのここが便利というところをAUNでまとめました。
ここ最近だと利用ユーザーが2000社を超えたとの発表をされていましたが、私が導入を検討したころは1000社もまだ超えてなかったので、勢いのあるサービスといえます。

freeeについて

https://www.freee.co.jp/

こちらについては、さまざまなメディアに露出されているので、ご存知な方は多いかと思います。
当社が使っているのは会計freeeですが、ほかにも人事労務やマイナンバーを管理するものもあるようです。

freeeが便利なのは、やはり自動仕訳でしょう。

例）インターネットバンキングから次のような明細を取り込んだとします。

　6/30　シヤカイホケン コウセイロウドウシヨウ　1,000,000

　するとfreeeでは、法定福利費として登録されます。

上記のように、インターネットバンキングやクレジットカードなどのデータを連携させると、データを取り込んで自動で仕訳データを作ってくれます。
手入力が圧倒的に減ります。
さらに、会計の知識がなくても帳簿がつけられるような工夫がされているので、経験の浅い方でも安心です。
データの数が多ければ多い企業ほど威力を発揮します。

一元管理しないほうがむしろ手間は増えない

boardとfreeeそれぞれの強みはわかっていただけたかと思います。
経理に従事される方にとって、「リアルタイムに案件が受注しているかどうか」や「今月の目標達成できそうか」など、本来営業が追うべき数字は直接関係ないことがほとんどです。boardがあれば、営業が自分達で数字を管理できるようになるので、逐一報告する業務も減ります。

ここで気になるのは、営業部門と会計部門で別々のシステムを使うデメリットです。

「一元管理しなかったら面倒が増えるのでは、、」

会社全体で見ると、それぞれのシステムに同じデータを2回入力することや、数字が分散しどれが正しいのか分かりづらくなる、といった煩わしさを抱かれる方もいるのではないでしょうか。

boardとfreeeの場合、入力の2度手間を解消するための連携機能が備わっています。
具体的には、boardで請求書を発行した時点で、freeeに売上仕訳を自動登録することができます。
つまり、board上で営業部門が請求書を発行したら自動でfreee上に売上の仕訳が作られるので、むしろ入力が減るのです！
あとは、インターネットバンキングなどで同額の入金があった場合、自動で消込してくれます。どれが未入金なのかも把握が容易になります。いいことづくめです。

boardとfreeeの連携手順

設定方法は、とても簡単です。
boardの「外部サービス連携」から設定するだけです。

公式に説明ページがありますので、詳しいやり方はそちらを参照してください。

連携の注意点

便利な連携機能ですが、完璧ではありません。
連携を運用していて、気づいた注意点をあげておきます。

注意①　たまにboardの請求済データがfreeeに送信されないことがある

時々どちらかのサービスの具合が悪いのか、boardで請求済みにしたデータがfreeeの方に連携されていないことがあります。
気づくのは、入金があってから売掛の消込をした時が多いです。
そんなときは、「外部サービス連携履歴」を見ると、「送信中」となっていますので、リトライをすると良いでしょう。

注意②　boardで社名を変更したときは注意（freeeで別の取引先になってしまう）

boardで登録している「顧客」名が、freeeに登録している「取引先」名になければ、
自動的にfreeeで新規の取引先として登録されるので便利です。
ですが、社名を変えるときは注意が必要です。

よくあるのが、boardでは社名を変えたが、freeeでは社名変更を忘れることです。
例えば、boardで「株式会社　○○」（株式会社と社名の間にスペース）を途中で「株式会社○○」とスペースなしに変更して、
freeeの社名変更を忘れたまま連携機能が作動すると、
freeeでは「株式会社　○○」と別の会社「株式会社○○」が別物として登録されてしまうのです。
社名変更のときは注意しましょう。

注意③　データ入力の徹底を周知する

かつて、弊社であった失敗談です。
実際には、お客様から発注を受け納品まで済ませていたのに、board上で「受注」にしていなかったので、経理で請求漏れが発生してしまいました。その時は、お客様に断りを入れてなんとか回収できました。

声を大にして言いたいのは、「たとえ素晴らしいシステムを使っていてもデータが入らなければ意味はない」ということです。スーパーカーを持っていてもガソリンがなければ走らないのと同じです。

そこで、ルールとフローを明確にする必要があります。以下に弊社の例を記載します。

boardでは、見積～受注までの受注ステータスを管理する「案件一覧」機能と、請求～入金までの請求ステータスを管理する「請求一覧」機能が分けられていますので、それに合わせて各担当がカバーする範囲を決めると良いでしょう。データが適切に入力されることで、月末に請求書の送付を会計担当が一括して行うなどの効率化が図れます。

最後に：boardは営業分析用、freeeは会計管理用として運用するのがコツ

管理会計でよくある失敗のひとつの例をあげます。

　数字の1円単位まできっちり合わせて社内で共有しようとする
　↓
　boardとfreeeの数字を合わせるのに躍起になってしまう
　↓
　社内共有までに時間がかかってしまう
　↓
　経営判断が遅れる

こうなってしまっては本末転倒です。
そうならないよう、弊社ではboardの分析機能を社内での速報値を確認するツールとして使っています。

なぜかというと、少し粗くても早く情報が欲しい営業部門にはboardを、
時間がかかっても正しい情報が欲しい会計部門にはfreeeを利用してもらうことで、
営業部門、会計部門がそれぞれデータが欲しいタイミングや目的に合わせて自由にアクセスできるニーズを満たすことができます。

時短に大事なのは、必要以上にデータの入力の手間やデータ分析のための加工する時間を作らせないことです。
そのためには、まず業務範囲を明確にし、どのクラウドサービスを使うとそれぞれの強みが最大になるかを考えて導入すると良いでしょう。