IFTTTでGoogle Driveの更新を通知させたら便利だよ

こんにちは、好きなことは「効率化」、嫌いなことは「非効率」のプログラマー社員Aです。
僕はなまけもので、1度やったことは2度とやりたくない性分です。今まで、プログラミングを使ってさまざまなことを2度やらなくて良いように生きてきました。そんななかで出会ったIFTTTというサービス。いろんなことでラクできるので、この記事で使い方を少しおすそわけしたいと思います。こんな僕でも誰かの役に立てれば幸いです。

はじめに

今回試みるのは、名刺を富士通さんのScanSnapでスキャンすると、その通知をメールで送るというものです。

実は以前、営業職の友達B君から相談され、IFTTTを使って解決策を出したときの話がもとになっています。
以下が、そのときの状況です。

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～名刺をデータ化しているB君の会社のケース～
管理部が、社員がお客様からいただいた名刺（個人情報）を管理してさまざまな業務に活用したいので、データ化させるルールを作っています。
しかし、そこに管理するための２つのルールが存在します。
①社内のルールでデータ化するときは、ScanSnapを使わないといけない。
②社員が名刺をデータ化した件数を管理部に報告しなければならない。
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↑ScanSnap

名刺をデータ化しておくと、何かと便利だと思うのですが、上記のケースでは②の報告が面倒です。B君はいちいち管理されて大変なんだと僕に愚痴を漏らしていました。なまけものの僕も、データ化をするのにいちいち誰かに報告しないといけないくらいなら、もうデータ化すらやめておこうと考えます。そして、社員全員がこう思ってしまうと、そもそもB君の会社の管理部さんの思惑は破綻してしまいますね。
そこで、管理部の人も社員もB君もみんながハッピーになるように、IFTTT（イフト）というサービスを使ってこの煩わしさを解消します。

IFTTTって何？

IFTTT（イフト）https://ifttt.com/

別々のWebサービス同士を連携してくれる便利なサービスです。

if this then thatの略で、
「もし[A]が[B]になったら、[C]を[D]させる」
という仕組みを自分の好きな組み合わせで作れるんです。

IFTTT以外にも、同じようなサービスでZapierやMicrosoft Flowなどがあります。
IFTTTは先発なので、ZapierやMicrosoft Flowに比べると少し劣っている機能もあるのですが、無料かつ機能がシンプルで使いやすい（使いやすさは主観ですが）というところが個人的に気に入っています。

IFTTTを使うメリット

プログラムが書けなくても大丈夫。画面から設定するだけ。

IFTTTは画面上で設定を選択するだけで使えます。
今回やった内容は、Google Apps Scriptというプログラムを書いてもできることですが、画面からプログラムを書かずにできるほうが習得コストも少なく、関係者にログイン情報を共有さえすれば、誰でも変更できて手軽です。

連携アプリが豊富

Googleのサービスだけでなく、LINEやslackなどのメッセージングアプリやFacebook、Twitter、Instagram等のSNS、さらに流行のIoT家電などとも連携できます。アイデア次第でいろいろ便利な組み合わせができます。僕も個人的にLINEやスマートスピーカーなどの連携をしています。最近だとアレクサやGoogleHomeなど、なまけものに優しい時代になってきました。

自分ではアイデアが浮かばない。そんな時はアプレットで。

色々組み合わせられるのはわかっても、いざ自分用に考えようとすると、どう組み合わせたらいいものか思いつかず、難しく感じることもあります。
IFTTTは他の人がすでに作ったもの（アプレット）が一覧で並んでいて、ワンクリックで流用することが出来ます。

実装方法

さて、前置きが長くなりましたが、ScanSnapで名刺をスキャンしたら通知される仕組みをIFTTTで作りましょう。

完成イメージ

仕組みを考えます。どうなったら便利でしょう？

スキャンすると、Googleドライブに名刺データがアップロードされます。
その時に管理部へ通知を送ります。通知はメールで飛ばします。

まず会員登録

https://ifttt.com/joinから会員登録をします。
僕はGoogleアカウントからやりましたが、やりやすい方法でどうぞ。

IFTTTのアプレット設定

会員登録が完了すると下記のような画面になるので

Get startedをクリックします。
if this then thatの画面が表示されるので、 thisとthatを設定していきます。
「もし[A]が[B]になったら、[C]を[D]させる」
この方程式にあてはめると
「もし[Googleドライブの特定フォルダ]が[ファイルがアップロードされた状態]になったら、[アップロードされたよってメール]を[送信]させる」
ということですね。

AとBはthisに
CとDはthatに設定します。

Finishをクリックすると保存完了。
これで完成。

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記事内では割愛してますが、詳しい操作説明は以下のAUNにまとめました。
よかったらご覧ください。 https://aun.page.link/ztkzp
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早速実行してみる

さあ、実際にやってみましょう。

名刺をスキャンすると…

メールが来ました。

これで、B君含め社員は、いちいち報告しなくて良くなるし、
管理部の方は、社員の方が面倒くさがらずにデータ化をしてくれることになり、めでたしめでたしですね。

今回は名刺でしたが、Googleドライブを職場や家族で画像やファイルの共有に使うことは多いですよね。
名刺に限らず、共有フォルダにアップされたら通知されるという機能はいろいろ便利に使えますよ。

いかがでしょうか？
他にもアイデア次第で日常業務が少し便利になるIFTTT、ぜひ導入してみてくださいね。