プレミアム活用道場は、AUNプレミアムへご登録いただいた方向けに、基礎の使い方からお伝えするブログシリーズです。

AUNを社内外のやり取りで活用していると、

「このデータは関係者だけに見せたい」
「共有はしたいけれど、内容は変更されたくない」
「社外秘の情報なので、アクセスできる人を制限したい」

といった場面も出てきます。

特にビジネスでツールを利用するときは、使いやすさだけでなくセキュリティ対策も大切です。

AUNプレミアムでは、大切なデータをより安全に扱うためのさまざまなセキュリティ機能をご用意しています。

今回は、AUNを安心して業務で活用するために知っておきたいセキュリティ機能をご紹介します。

閲覧する人を限定できる「パスワード制限」

作成したAUNにパスワードを設定し、パスワードを知っている人だけが閲覧できるように制限できます。

たとえば、

• 公開前のWebサイト

• クライアント向けのデザイン案

• 社外秘の資料

• 限られたメンバーだけで確認したいデータ

などを共有するときに便利です。

URLを知っているだけでは閲覧できない状態にできるため、重要な情報を共有するときはぜひ活用してみてください。

アカウントを守る「二段階認証（2FA）」

AUNプレミアムでは、二段階認証（2FA）を設定できます。

通常のログイン情報に加えて追加の認証を行うことで、不正アクセスのリスクを抑え、アカウントのセキュリティをより強化できます。

AUNを日常的に業務で利用する場合は、設定しておきたいセキュリティ機能のひとつです。

メンバーを限定して共有できる「限定フォルダ」

フォルダを共有するときに、閲覧できるユーザーを限定することもできます。

「プロジェクトメンバーだけに共有したい」
「社内の特定メンバーだけが確認できる状態にしたい」

といった場合に活用できます。

前回ご紹介したフォルダ機能と組み合わせれば、案件ごとにAUNを整理しながら、共有範囲も管理できます。

内容を変更されたくないときは「編集ロック」

AUNを共有するとき、

「内容を確認してほしいけれど、編集はしてほしくない」

というケースもありますよね。

そんなときに便利なのが編集ロックです。

編集できない状態にして共有できるため、確認用のデータをそのままの状態で見てもらいたいときに活用できます。

「確認する人」と「編集する人」を分けたい場合にも便利です。

より厳密にアクセスを管理する「IPアドレス制限」

さらに、プレミアムチーム以上のプランでは、IPアドレスによるアクセス制限も利用できます。

あらかじめ指定したIPアドレス以外からのアクセスを制限できるため、

「社内ネットワークからのみアクセスできるようにしたい」

といった、より厳密なセキュリティ管理が必要な場合に活用できます。

AUNではサービス全体のセキュリティ対策も実施しています

AUNでは、ユーザーが設定できるセキュリティ機能だけでなく、サービス全体でもさまざまなセキュリティ対策を行っています。

定期的な脆弱性検査

内部でのセキュリティ対策に加え、外部の専門機関による脆弱性検査を定期的に実施しています。

サービスを安全にご利用いただけるよう、継続的なチェックと対策を行っています。

ISO/IEC 27001認証を取得

AUNでは、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格であるISO/IEC 27001認証を取得しています。

情報セキュリティを適切に管理するための体制を整え、継続的な運用・改善に取り組んでいます。

プライバシーマークを取得

個人情報を適切に取り扱うための体制を整え、プライバシーマークも取得しています。

そのほかのセキュリティ対策については、以下のページで詳しくご紹介しています。

▼ AUNのセキュリティについて
https://aun.tools/security

今日のステップ｜共有前にセキュリティ設定を確認してみよう

今回のステップは、AUNを共有する前に「誰に、どこまで見せるのか」を確認することです。

たとえば、

「関係者だけに見せたい」→ パスワード制限・限定フォルダ
「確認だけしてほしい」→ 編集ロック
「アカウント自体を守りたい」→ 二段階認証
「アクセス元まで限定したい」→ IPアドレス制限

というように、共有するデータや相手に合わせて機能を使い分けてみましょう。

AUNを業務で本格的に活用していくほど、「誰でも見られる状態にしない」「必要以上の権限を与えない」という意識も大切になります。

まずは現在使っているAUNの共有設定を一度確認して、自分の使い方に合ったセキュリティ機能を設定してみてください。

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