仕事でスクリーンショットやPDF、PowerPointの資料を誰かに送ることって、よくありますよね。

たとえば…

・上司に資料を確認してもらいたい
・同僚にシステムの操作方法を教えたい
・取引先に資料の修正をお願いしたい
・パソコンに表示されたエラーを誰かに相談したい

そんなとき、資料を送った相手から「どこを見ればいいですか？」と聞かれた経験はありませんか？
自分では伝わると思っていても、受け取った相手には意外とわかりにくいことがあります。

そこで今回は、スクリーンショット・PDF・PowerPointを使って、相手にわかりやすく情報を共有する5つのコツをご紹介します。
難しい操作や特別なスキルは必要ありません。今日から使えるものばかりなので、ぜひ試してみてください。

01｜見てほしい場所を囲んで目立たせる

スクリーンショットをそのまま送ると、相手は画面のどこに注目すればいいのかわからないことがあります。

たとえば、システムの使い方を説明するとき「画面右上のボタンを押してください」と文章を添えるよりも、実際の画面でボタンを赤枠で囲んだ方が、ひと目で伝わります。

実は、スクリーンショットに線や図形を書き込むのに、特別なソフトは必要ありません。

WindowsやMacに最初から入っている機能を使えば、簡単に書き込めます。

Windowsなら、画面を切り取るときに使う「Snipping Tool（スニッピングツール）」では、ペンを使って線を引くことができます。

Macなら、撮影したスクリーンショットを開いて、ペンや図形のマークを選ぶだけで線を引くことができます。これを「マークアップ機能」といいます。

見てほしい場所を赤枠で囲んだり、矢印や丸で示したりするだけでも、ぐっと伝わりやすくなります。
ただし、目立たせたい場所が多すぎると、かえってわかりにくくなってしまいます。

1枚の画像で伝えることは、できるだけシンプルに。
これだけでも、相手が画面を確認する手間を減らせます。

02｜「何をしてほしいか」を一言添える

見てほしい場所を囲むだけでも十分わかりやすくなりますが、もう一歩工夫するなら、短いコメントを添えてみましょう。

たとえば、こんな伝え方です。

同じ「確認してください」でも、後者の方が具体的ですよね。
資料を受け取った相手が知りたいのは、どこを見るかだけではありません。

「何を確認して、どうすればいいのか」までわかると、やり取りがスムーズになります。

修正してほしいのか、内容を確認してほしいのか、意見がほしいのか、
お願いしたいことを一言添えるようにしてみましょう。

03｜PDFやPowerPointはページ番号を伝える

PDFやPowerPointの資料を共有するとき、ページ数が多いほど相手は確認したい場所を探すのが大変になります。

たとえば、20ページある資料を送って、「売上のグラフを確認してください」とだけ伝えた場合、相手はまずそのグラフがどこにあるか探さなければなりません。

そんなときは、ページ番号と確認してほしい内容をセットで伝えるのがおすすめです。

たとえば、「5ページ目の売上グラフについて、数値が正しいか確認してください」のように、これならどこを確認すればいいかがすぐにわかります。

また、複数のページに確認事項がある場合は、

・3ページ：表紙のタイトルを確認
・5ページ：売上グラフの数値を確認
・8ページ：問い合わせ先の電話番号を修正

といった形で、ページごとに整理しておくと親切です。
資料を送る前に「相手が迷わず目的の場所を見つけられるか」を意識してみましょう。

04｜ファイル名を見ただけで中身がわかるようにする

意外と見落としがちなのが、ファイル名です。

たとえば、「資料.pdf」「プレゼン_最終_修正2.pptx」という名前だけでは、何の資料なのか、どれが最新版なのかわかりにくいですよね。

ファイル名には、資料の内容や日付、バージョンなどを入れるのがおすすめです。

たとえば、
「20261027_営業会議資料_v02.pdf」
「採用説明会資料_確認依頼.pptx」
のようにしておくと、あとから見返すときにも便利です。

また、何度も修正する資料では、「最終」「最終2」「本当の最終」といった名前が増えてしまうことも。

日付やバージョン番号の付け方を決めておけば、どのファイルが新しいのか判断しやすくなります。
小さな工夫ですが、資料の取り違えを防ぐためにも大切なポイントです。

05｜確認する場所が多いときは、共有方法を見直す

ここまで紹介したコツを使えば、スクリーンショットや資料の共有はぐっとわかりやすくなります。

ただ、確認してほしい場所が10個、20個と増えてくると、少し話が変わってきます。

たとえば、
「3ページ目の右上の表を修正してください」
「5ページ目のグラフの下にある文章を確認してください」
「8ページ目の左側の画像を差し替えてください」
と、確認場所を一つひとつ文章で説明するのは大変ですよね。

そんなときは、資料の上に直接コメントを残せる方法を使うのもひとつの手です。

スクショ・PDF・PowerPointをそのまま共有できる「AUN」

ここでご紹介したいのが、画面メモツールの「AUN（あうん）」です。

AUNは、画像やWebページなどに直接メモを残して、URLで共有できるサービスです。
実は、スクリーンショットだけでなく、PDFやPowerPointのファイルもそのままアップロードできます。

使い方もシンプルです。

1.スクリーンショットやPDF、PowerPointをAUNに取り込む
2.確認してほしい場所を選んで、コメントを残す
3.作成したURLを相手に送る

これだけで、どこを確認してほしいのか、何をしてほしいのかをわかりやすく伝えられます。

たとえば、営業資料のチェックや、社内マニュアルの確認、取引先への資料修正依頼などにも便利です。
ファイルを送って「5ページ目の右側を見てください」と説明する代わりに、該当する場所へ直接メモを残せるのがポイント。

確認場所を探してもらう手間を減らせます。

まとめ｜ちょっとした工夫で、資料共有はもっとわかりやすくなる

今回ご紹介した5つのコツを振り返ってみましょう。

どれも、今日からすぐに実践できるものばかりです。

大切なのは、資料を送ることだけでなく、受け取った相手が迷わず確認できるようにすること。
ちょっとした工夫で「どこを見ればいいですか？」というやり取りを減らせるかもしれません。

そして、資料の確認や修正依頼が多い方は、ぜひAUNも試してみてください。
スクリーンショット・PDF・PowerPointを使った情報共有が、もっと手軽になります。