本記事は、社外との制作物の確認・修正依頼を、もっとスムーズに進めたいディレクターや広報担当者向けの記事となっています。

制作物や資料を社外の人に確認してもらうとき、みなさんはどんな方法を使っていますか？

メールで確認することもあれば、チャットで気軽に質問してみたり、最近ではAUNのような修正指示ツールを使う方法もあります。

とはいえ、毎回専用のツールが必要かというと、そうでもありません。
確認したいことが1〜2個ならメールで済みますし、ちょっとした質問ならチャットの方が手軽です。

一方で、修正箇所が10個、20個と増えてくると、文章だけで場所を説明するのが大変になってきます。
では、どんな基準で使い分ければいいのでしょうか？

今回は、社外との確認でよく使われるメール・チャット・AUNの3つを比較してみました。

まずは3つの方法を比較

それぞれ、具体的な場面を見ていきましょう。

01｜確認が1〜2個なら、メール

社外とのやり取りで、まず思い浮かぶのがメールではないでしょうか。

例えば、「この文章で問題ありませんか？」のような短い確認なら、メールで十分です。
普段から使い慣れているうえ、やり取りの履歴が残るので、後から内容を振り返ることもできます。

ただ、修正箇所が増えてくると少し厄介です。

返信が何往復も続けば、「あれ、この件ってもう対応したんだっけ？」と、過去のメールをさかのぼることも。
確認事項が少ないうちは便利ですが、注意が必要です。

02｜「ちょっと聞きたい」ならチャットが便利

SlackやTeamsなどのチャットは、ちょっとした確認をしたいときに便利です。

「この画像、AとBならどちらがいいですか？」など、わざわざメールを作るほどでもない質問なら、チャットの方が気軽に聞けます。
短いやり取りを重ねながら、テンポよく仕事を進められるのが魅力です。

ただし、こちらも修正箇所が増えてくるとチャットログが煩雑になり、確認側にも過剰な労力が必要になります。
あくまでもチャットの利点は「気軽さ」なので、確認事項の多さには気を付けましょう。

03｜修正箇所が増えてきたらAUN

ここまで紹介した方法でも、ある程度の確認作業は進められます。
ただ、修正箇所が増えてきたり、追加の修正や別の話題が並行したりすると、従来の方法ではやりとりが煩雑になってきます。もちろん伝達漏れなどミスの確率もあがってしまいます。
さらにWebサイトやデザインの修正指示では、文章だけだと伝えにくい場面があります。

例えば、
「この画像をもう少し小さくしてほしい」「このボタンの位置を調整してほしい」「ここの余白を広げてほしい」などといったビジュアルとのすり合わせが必要になってくる指示です。

対象箇所がひとつならまだしも、10個、20個と増えると、どの部分について話しているのかを説明するだけでも大変です。

そんなときに使えるのが、修正指示ツールのAUNです。
AUNでは、Webサイトや画像、PDFなどを取り込み、修正したい場所に直接メモを付けられます。
「どこを、どう直してほしいのか」を画面と一緒に伝えられるので、長い文章で場所を説明する必要がありません。

作成したAUNはURLで共有でき、受け取る側もアカウント登録なしで確認できます。
そのため、普段AUNを使っていないクライアントや外部の制作会社にも、そのまま修正内容を共有できます。

実際に寄せられたレビューでも、以前はExcelやPowerPointにスクリーンショットを貼って指示書を作ったり、メールで修正箇所を説明したりしていた方が、AUNを活用している事例が見られます。

修正指示をまとめるためだけに、別の資料を作る必要がなくなるのは便利なところです。

じゃあ、どういうときにどのツールを使えばいい？

ここまで3つの方法を紹介しましたが、実際の仕事ではどう使い分ければいいのでしょうか。

CASE1｜「この文章でOKですか？」

確認したいのは、文章の内容だけ。
これなら、メールやチャットで十分です。わざわざ画面を取り込んで修正指示を作る必要はありません。

CASE2｜「完成した20ページの資料をチェックしてほしい」

提案資料やマニュアルなど、ページごとに文章やレイアウトを確認したい場合。
この場合はAUNが便利です。
AUNはパワポデータやPDFのアップロードに対応していて、大量のページの添削作業にも向いているので、チェックしたいページ数が多いのであればAUNがおすすめです。

CASE3｜「このLP、細かい修正が15か所あります」

画像の差し替え、ボタンの位置調整、文章の変更など、修正箇所がページ内に点在しているケースです。

これをすべて文章で伝えようとすると、指示を書く側も読む側も大変。
そんなときは、AUNのように画面上で直接指示できるツールが便利です。

判断の目安は「場所の説明に時間がかかっているか」

個人的に、使い分けの目安としてわかりやすいと思うのが、修正箇所を説明する手間がどれくらいあるかという点です。

「ページの上から3つ目の画像の、さらに右側にある……」

こんな説明を書く機会が増えてきたら、一度やり方を見直してみてもいいかもしれません。
文章で頑張って説明するより、画面上で「ここです」と示した方が早く伝わることもあります。

確認に関わる人数が増えると、さらに大変

もうひとつ、確認方法を考えるときに気にしておきたいのが、関わる人数です。
例えば、依頼者と制作担当者の2人だけなら、メールやチャットでも問題なく進められるかもしれません。

でも、実際の制作現場では、

というように、何人もの人が関わることがあります。
こうなると、修正内容を伝えるだけでなく、

「誰からの指示なのか」
「どの修正が終わっているのか」
「追加の変更は入っていないか」

といった情報も確認しなければなりません。

指示がメールやチャットのあちこちに残っていると、担当者が変わるたびに内容を確認し直すことにもなります。

こうした案件では、修正内容をひとつの場所にまとめておくことが役立ちます。

AUNなら、メモごとに返信したり、対応状況を「未対応」「修正済」「確認済」で管理したりできるので、関係者が多い案件でも進捗を確認しやすくなります。
実際のレビューでも、社内だけでなく、取引先や外部制作会社との確認にAUNを使っているという声が寄せられています。

まとめ｜確認する内容に合わせて、使いやすい方法を選ぼう

メール、チャット、AUN。

それぞれに便利な場面があるので、ひとつの方法に統一する必要はありません。
確認が1件ならメール、ちょっとした質問ならチャット。
そして、画面上の細かな修正が増えてきたらAUN。

そんな使い分けでも十分です。

ただ、今の確認方法で、修正箇所を説明する文章が長くなりがち、スクリーンショットを貼った指示書を毎回作っているなどといった手間を感じているなら、確認方法を変えることで作業が楽になるかもしれません。

AUNは、そんな作業の手間を半減させたいときに使ってほしいツールです。

普段のメールやチャットでのやり取りはそのままに、画面を見ながら伝えた方が早い修正だけ、AUNにまとめる。
まずはそんな使い方から試してみてはいかがでしょうか。