この記事でわかること

・「あの資料どこだっけ？」を減らす方法
・自分専用の業務資料集の作り方
・長続きする情報整理のコツ
・後から役立つメモの残し方
・仕事の知見を資産化する考え方

「あの資料、どこだっけ？」を減らす

自分専用の業務資料集を作るという働き方

仕事をしていると、「これは参考になるな」と思う情報に出会うことがあります。

分かりやすい提案資料、うまいメールの書き方、参考になるWebサイト、競合の事例、セミナー資料、社内のナレッジ共有資料など。日々の業務の中には、後で役立ちそうな情報がたくさんあります。

ところが、多くの場合はその場で読んで終わりです。

そして数週間後、似たような仕事に取り組むことになったときに、

「前に参考になった資料があった気がする」
「どこかで見たんだけど思い出せない」
「また一から探すしかないか……」

ということが起こります。

実は、こうした“探し直し”は多くの人が想像している以上に時間を使っています。

だからこそ最近は、仕事に役立つ情報を自分なりに集めておく「業務資料集」や「マイスクラップ」を作る人が増えています。

情報収集が目的ではなく、「次にラクをする」ため

「業務資料集」と聞くと、何だか大げさなものを想像するかもしれません。

しかし実際はもっと気軽なものです。

例えば、

・参考になったWebページ

・良いと思ったPDF資料

・社内で共有されたノウハウ

・競合調査で見つけた事例

・会議中の気付きメモ

・自分なりのアイデア

こうしたものを少しずつ残していくだけです。

大切なのは、知識を集めることそのものではありません。

「次に同じような仕事をするとき、自分を助けること」です。

仕事が早い人を見ていると、ゼロから考えているように見えて、実は過去に集めた情報や経験を上手に再利用していることが少なくありません。

自分専用の参考資料集を作るコツ（1）
完璧に整理しようとしない

業務資料集を始めようとして、多くの人が最初につまずくポイントがあります。

それは「きれいに整理しようとすること」です。

フォルダ構成を考えたり、細かく分類したり、タグのルールを決めたり。
もちろん整理は大切ですが、最初から頑張りすぎると続かなくなります。

むしろ、

「あとで検索できれば十分」くらいの感覚のほうが長続きします。

参考になりそうな資料を保存する。
気になった記事を残す。
良いと思った表現をメモしておく。

まずはそれだけでも十分価値があります。

資料集は図書館を作る作業ではなく、未来の自分への引き継ぎメモだと考えると気が楽になります。

自分専用の参考資料集を作るコツ（２）
一言メモを添えるだけで価値が変わる

もし一つだけおすすめのコツを挙げるなら、「なぜ残したのか」を一言書いておくことです。

例えば同じWebページを保存するとしても、

「導入部分の説明が分かりやすい」
「お客様向け資料の構成が参考になる」
「社内説明に使えそうな図解」

といったメモを添えておく。
たったこれだけで、後から見返したときの使いやすさが大きく変わります。

保存した当日は覚えていても、数か月後には意外と忘れてしまうものです。

そのときに当時の自分のコメントが残っていると、「なるほど、だから保存したんだ」とすぐ思い出せます。

業務資料集は情報を集める場所というより、自分の気付きや考え方を蓄積する場所なのかもしれません。

自分専用の参考資料集を作るコツ（3）
完成品だけでなく、途中経過も残してみる

仕事では完成した成果物ばかりに目が向きがちです。

しかし実際には、途中で調べた内容や比較した結果、採用しなかった案などが後から役立つこともあります。

例えば、
「この方法は以前検討したけれど見送った」
「このツールは比較した結果こちらを選んだ」
「この案は社内でこういう理由で却下された」
といった記録です。

こうした情報が残っていると、同じ検討を何度も繰り返さずに済みます。

仕事では“正解”だけでなく、“どう考えたか”も立派な資産になります。

自分専用の参考資料集を作るコツ４
情報と気付きを一緒に残す

以前は、資料は資料、メモはメモで別々に管理するのが一般的でした。

そのため、後から見返したときに「資料はあるけれど、補足メモはどこにいったか分からない」ということもよくありました。

最近は、WebページやPDFを見ながら、その場で気付きやコメントを残せるツールも増えています。

例えば、AUNのようなサービスでは、参考サイトやPDFを読み込みながら、自分のメモを重ねて保存できます。

「この表現は使えそう」
「この事例はお客様提案で参考になる」
「ここは改善ポイントとして覚えておきたい」

そんな気付きを資料と一緒に残せるため、後から見返したときにも理解しやすくなります。

単なるブックマークではなく、自分だけの業務ノートを育てていくような感覚に近いかもしれません。

AUNは無料・登録不要の修正依頼ツールです。URLを入れるだけでスクリーンショット撮影し、メモを付けてすぐにシェアできます。

ISMS（ISO/IEC 27001）・プライバシーマーク取得。大企業・官公庁のセキュリティ要件も満たします。

おわりに

仕事ができる人は、特別な記憶力を持っているわけではありません。

むしろ、「忘れることを前提に、あとで取り出せる仕組みを持っている人」が多いのかもしれません。

参考になった情報を残しておくこと。
そこに自分なりの気付きを添えること。
そして必要になったときに、すぐ見返せるようにしておくこと。

その小さな積み重ねが、日々の仕事を少しずつラクにしてくれます。
あなたもぜひ、自分専用の参考資料集づくりを始めてみてください。