企業の広報・PR担当者が扱う情報の中で、最も神経を使うのが「情報解禁前のクリエイティブ（未発表情報）」の取り扱いです。

新商品のプレスリリース画像、公開前のキャンペーンLP、決算発表の資料、新CMの動画など。これらが情報解禁日時よりも前に外部へ漏れてしまえば、企業の信用問題に関わる重大なインシデント（事故）に発展します。

しかし、これらのクリエイティブを完成させるためには、社内の役員や各部署、外部の制作会社など、多くの関係者と「デザインの確認（レビュー）と修正のやり取り」を何度も繰り返さなければなりません。

みなさんの会社では、この「未発表情報のやり取り」をどのように行っていますか？

未発表情報のやり取りに潜む「3つのリスク」

1. 「パスワード付きZIP・PDF」の限界と形骸化

未だに多いのが、デザイン画像をZIPファイルで暗号化し、別メールでパスワードを送る手法（いわゆるPPAP）です。 しかし、これはセキュリティ面での効果が薄いとされ、政府や多くの企業で廃止が進んでいます。何より、スマートフォンから確認したい役員にとって「パスワードを入れてPDFを開く」という作業は非常に煩雑です。

2. 「無料クラウドツール」のシャドーIT問題

ZIPファイルが面倒だからと、現場の担当者が良かれと思って無料のファイル共有サービスや、手軽な無料のレビューツールを使ってしまうケース（シャドーIT）があります。 無料ツールはセキュリティ基準が不透明なものが多く、万が一URLが外部に流出した場合、誰でも未発表情報にアクセスできてしまうという致命的なリスクがあります。

3. 「メールの転送」による誤送信リスク

「この画像、〇〇部長にも確認してもらって」と、添付ファイル付きのメールが社内で次々と転送されていくうちに、宛先を間違えて全く関係のない外部の人に送信してしまうリスクが常に付きまといます。

セキュリティと「確認のしやすさ」は両立できるのか？

情報漏洩を防ぐために、ガチガチのセキュリティ制限をかけたプロジェクト管理ツールを導入する企業もあります。 しかし、ここで新たな問題が発生します。

「セキュリティを厳しくすると、ITに不慣れな役員や他部署がツールを使ってくれない」という問題です。

「確認のためにIDとパスワードを入れてログインしてください」 「多要素認証（MFA）を突破してください」

これでは、ただでさえ忙しい決裁者からの確認が遅れ、プレスリリースの配信日に間に合わなくなってしまいます。

広報に求められるのは、「強固なセキュリティ」と「誰もがすぐに見られる手軽さ（ログイン不要）」を両立させることです。

広報の未発表情報を守る「AUN（あうん）」のプレミアムプラン

この「セキュリティと手軽さのジレンマ」を解決するのが、Web校正・デザインレビューツール「[AUN]」の法人向けプラン（プレミアム／プレミアム11）です。

AUNは、ブラウザ上のデザイン画面に直接「ここを修正して」と書き込める直感的なツールですが、有料プランには企業のコンプライアンスを守るための専用機能が備わっています。

1. 脱・パスワード付きZIP！「閲覧パスワード」で安全に共有（プレミアム）

月額3,300円で利用できる「プレミアムプラン」では、発行したAUNのURLに対して「閲覧パスワード」を設定できます。 ZIPファイルのように重いデータをダウンロード・解凍する手間はなく、共有された相手はURLをクリックしてパスワードを入れるだけで、すぐにブラウザ上でデザインを確認できます。万が一URLが誤送信で漏れても、中身を見られる心配はありません。

2. より厳格な管理には「IPアドレス制限」（プレミアム11）

金融機関や、絶対に漏洩が許されない大型プロモーションを控える大手企業には、上位プランの「プレミアム11」が選ばれています。 パスワード保護に加え、「自社のオフィス」や「指定した制作会社」のネットワークからしかアクセスできないよう制限（IPアドレス制限）をかけることが可能です。物理的に強固な制限をかけるため、未発表情報を鉄壁の守りで管理できます。

3. クライアントや役員は「アカウント登録不要」で確認できる

ここがAUN最大のメリットです。パスワードやIP制限で守られた安全な環境下であっても、確認者（役員や他部署）は「AUNへのアカウント登録」を一切することなく、すぐにデザインを確認・赤入れできます。 「セキュリティは守りつつ、確認作業のハードルは極限まで下げる」という理想的な運用が実現します。

4. ISMS認証と「長期エビデンス保存」

AUNのプレミアム環境は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格「ISO/IEC 27001」を取得しています。 また、「いつ、誰が、どんな修正指示を出したか」というやり取りの履歴（エビデンス）を、プレミアムなら最大365日、プレミアム11なら最大50年間保存できるため、広報に求められる監査対応も万全です。

まとめ：情報解禁日までは、安全なクラウド環境でやり取りしよう

広報にとって、情報漏洩は絶対に起こしてはならない事故です。 しかし、確認フローが面倒で業務が滞ってしまうのも避けなければなりません。

• パスワード付きZIP（PPAP）やメールの転送リレーをやめる

• 誰もがアカウント不要で直感的に確認できる「AUN」に集約する

• 未発表情報は、プレミアムプランの「パスワード保護」や「IP制限」をかけて安全にやり取りする

この仕組みを取り入れることで、広報担当者はセキュリティの不安から解放され、安心してクリエイティブのブラッシュアップに集中できます。 「未発表情報のやり取りをもっと安全に、かつスムーズにしたい」とお考えの広報・PR部門の方は、ぜひ[AUN プレミアムプラン]の導入をご検討ください。